Um congresso é um encontro entre profissionais de uma determinada área, ou mesmo de áreas diversas, mas que são complementares de algum modo. Esse evento visa permitir a troca de conhecimentos e experiências, costuma durar mais de 1 dia e, geralmente, é organizado por instituições como Universidades, órgãos regulamentadores, grandes empresas etc.
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Planejar um congresso faz parte da rotina de muita gente, e se você recebeu essa incumbência pela primeira vez, com certeza deve estar se perguntando: mas como planejar um congresso de sucesso?
Tentaremos ajudá-lo a se preparar para essa missão e, para isso, vamos apresentar algumas dicas neste texto. Confira!
Sobre o quê é o congresso?
Você se lembra da boa e velha tática jornalística de responder ao “o quê, quem, como, quando, onde e por quê?” na hora de dar uma notícia? Pois essa técnica pode ser uma boa guia para a organização de um congresso.
Comecemos com o “o quê?”. O congresso precisa ter um tema geral que transmita aos participantes a expectativa daquilo que vão aprender quando o frequentarem. Se o seu evento for da área educacional, por exemplo, defina o tema principal: a ideia é falar de avaliação? Em que nível educativo? Se você trabalha em uma universidade, provavelmente seria a avaliação da educação superior, certo?
Independentemente da área de atuação da sua empresa, lembre-se de sempre deixar bem claro, no tema do congresso, o ramo de atuação e o assunto principal dentro dessa área. Se for um tema abrangente, você pode criar sub-tópicos que serão tratados em dias diferentes, ou mesmo, em salas diferentes durante o evento.
Quem vem assistir?
Vejamos agora o “quem?”. Você precisa definir o público que deseja que frequente esse congresso; isso vai ser extremamente importante na hora de divulgar o evento, pois permitirá direcionar a propaganda às pessoas corretas, além de ajudar a definir os tipos de palestras e atividades que o congresso terá.
Se falarmos do exemplo que demos acima, um congresso de “avaliação da educação superior”, isso nos permite limitar o público a professores, coordenadores e diretores de cursos superiores; logo, a propaganda do evento não deve ser direcionada ao pessoal administrativo de universidades, por exemplo.
É claro que especificar o tema para atrair determinado público não significa barrar a participação de outras pessoas interessadas. No nosso exemplo, se alguém que fosse funcionário de uma faculdade tivesse interesse em assistir o congresso, essa pessoa seria muito bem-vinda.
Quem vem palestrar?
Outro “quem?” de suma importância quando pensamos em um congresso são os especialistas que vão palestrar. Quanto melhor a seleção de palestrantes, mais atrativo o evento fica. Assim sendo, pesquise quem são os experts no(s) tema(s) definidos para o evento e entre em contato com eles o mais brevemente possível.
Sonde-os a respeito das melhores datas para participarem de um evento desse tipo, sobre o valor que cobram etc. Dessa forma, você conseguirá pensar em uma data na qual consiga reunir aqueles que mais te interessam, além de poder calcular mais ou menos o investimento para trazer esses profissionais para o seu congresso.
Quanto preciso investir?
O valor de um congresso varia a depender de vários fatores. Para conseguir calculá-lo com mais exatidão, tenha em consideração os seguintes aspectos:
- onde será feito?
- o que será oferecido?
- quantos dias vai durar?
- quanto cobram os palestrantes?
- quais materiais precisam ser produzidos?
- qual será o investimento em marketing e propaganda?
- e os gastos com comidas (coffee break, almoço, jantar de gala)?
- preciso contratar pessoal de apoio (seguranças, staff para as salas, garçons etc)?
Ainda podem haver outros elementos que impactarão diretamente no evento, por isso liste todos eles com antecedência e faça a cotação de tudo o que vai precisar, para, finalmente, poder apresentar um orçamento que seja realista.
Quando vai ser?
A data também é um fator importante para o sucesso do seu congresso. Você precisa pensar em um momento que seja oportuno para o público que quer atingir.
Se usarmos nosso exemplo de congresso, “avaliação na educação superior”, um péssimo momento seria durante as épocas de provas e exames nas universidades, que é quando os professores estão muito ocupados.
Uma boa ideia é consultar o seu público-alvo mandando aos interessados e potenciais interessados um questionário com sugestões de períodos para a realização do evento. A partir das respostas, você terá uma ideia dos momentos em que há mais gente disponível.
Lembre-se, também, de conciliar uma data que seja atrativa para os palestrantes que você deseja convidar, por isso é tão importante consultá-los previamente.
Onde será?
Por fim, o evento precisa de um local bem estruturado onde possa acontecer. Dependendo do tamanha da sua empresa, será possível realizá-lo ali mesmo.
Uma universidade, como demos em nosso exemplo, costuma ser um ótimo local para congressos, já que contam com várias salas e, geralmente, essas salas são equipadas com tudo que é necessário para as palestras: sonorização e vídeo ambiente, cadeiras ou poltronas, computador, projetor, telão etc.
Em grandes empresas também não é difícil encontrar salas ou auditórios com toda essa estrutura. A vantagem de abrigar o congresso na própria sede da empresa é que essa é uma boa forma de enxugar o orçamento do evento.
Mas, se na sua empresa não há esse tipo de ambiente, você pode alugar locais especificamente voltados para a realização de eventos, como salões, salas em hotéis ou teatros etc.
Planejar um congresso não é tarefa fácil! Como você pôde ver, há muito a ser pensado antes de o evento realmente se concretizar. É por isso que começar a planejá-lo com 1 ou mesmo 2 anos de antecedência pode ser a melhor escolha.
Se sua ideia é realizá-lo na própria empresa, que tal contar com um sistema de sonorização e vídeo ambiente de máxima qualidade nas salas ou auditório onde fará o evento? Fale com a Fine Sound: nós podemos ajudá-lo com isso!
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Texto produzido especialmente pela A&P Publicidade para a Fine Sound.